هنر و فنون مذاکره در سازمانهای دولتی و تشکلهای غیر دولتی

هر روز که می گذرد دامنۀ ارتباطات من و شما و مؤسسه و مجموعه كاری ما با دیگران» گسترده تر و پیچیده تر می شود. اگر بخواهیم این همه ارتباطات گسترده و پیچیده را بخوبی اداره کنیم باید ابزار آن را بلد باشیم . ابزار این کار مذاکره » است.

ارتقای قدرت مذاکره و مهارت چانه‌زنی یكی از نیازهای تشکل‌های اجتماعی نظیر NGOها و نظام‌های صنفی كشاورزی است. در نتیجه آگاهی یابی از اصول و فنون مذاكره در جهت رفع مسائل به شیوه صحیح و اصولی بعنوان یك ضرورت می تواند مطرح باشد.

در اینجا و در چند بخش مطلبی با عنوان " هنر و فنون مذاکره در سازمانهای دولتی و تشکلهای غیر دولتی" كه در دفتر امور تشكل های كشاورزی تهیه و تنظیم یافته است ارائه می شود و امید است مورد استفاده و عمل قرار گیرد.

.

مقدمه

مذاكره مهم ترین و رایج ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسان هاست. اولین تجربه انسان برای مذاكره در خانواده آغاز می شود و به جامعه جهانی ختم می شود. انسان ها با هم مذاكره می كنند تا با دیگران برای رسیدن به نیازهای خود و به عبارت دیگر، منافع مشروع خود، به توافق برسند. با ورودسازمان ها، از قبیل شركت ها، بانك ها، مؤسسات دولتی، شهرداری ها و . مذاكرات انسان ها جدی تر وسرنوشت سازتر شده است.آشنایی و نهایتاً سلطه به فنون مذاكره انسان ها را به این توانایی مجهز می كند كه در جریان ارتباطات با دیگران، در هر سطحی، به توافقی معقول، منطقی، منصفانه، قابل دوام و سریع دست یابند.

هر روز که می گذرد دامنۀ ارتباطات من و شما ، شرکت ما ، سازمان ما ، مؤسسۀ ما ، دولت ما با دیگران» گسترده تر و پیچیده تر می شود. اگر بخواهیم این همه ارتباطات گسترده و پیچیده را بخوبی اداره کنیم باید ابزار آن را بلد باشیم . ابزار این کار مذاکره » است . به عبارت دیگر، زندگی همه در ارتباط با دیگران خلاصه می شود و این ارتباط مادام العمر است . بنابراین اگر روی خودمان سرمایه گذاری کنیم و مذاکرۀ خوب ، علمی ، منطقی و اصولی یاد بگیریم و اجرا کنیم، این نوع سرمایه گذاری برعکس هر نوع سرمایه گذاری اقتصادی در تمام عمر ما را بهره مند می سازد.

مذاکره، دامنۀ وسیع و گسترده ای دارد . از مذاکره در داخل منزل با همسر و فرزندان بالغ شروع می شود. در خارج از منزل به مذاکرات شخصی مانند خرید و فروش ، استخدام ، گسترش پیدا می کند و به سمت مذاکره در داخل شرکت ، سازمان و مؤسسه ای که به آن وابسته است کشانده می شود و به مذاکره از طرف شرکت و سازمان و مؤسسه با شرکت ها و سازمان های دیگر نهایتاً به مذاکرات فرامرزی و بین المللی و خارجی منتهی می شود.

چرا انسان ها با یکدیگر در سطوح مختلف و جایگاه های متفاوت مذاکره می کنند؟ انگیزه، هدف و رسالت هر نوع مذاکره از ابتدایی ترین سطح، یعنی در زندگی خانوادگی ، تا بالاترین و پیشرفته ترین حد یعنی مذاکرات بین المللی» این است که با دیگران برای تأمین نیازهای خود به سخن دیگر ، منافع مشروع خود به توافق برسند. در مراحل پیشرفته تر و مهم تر این توافق ها را در قالب متونی تحت عنوان قرارداد یا موافقت نامه یا پیمان یا کنوانسیون و یا پادمان و امثال آن درج و امضاء کرده و رسمیت بخشند.

مدیران موسسات، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره می کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی می دانند.از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکره‌ها هستند. مذاکره یک فرایند بسیار پویا، و نه یک جریان ایستا، است. یعنی از زمان شروع تا پایان مذاکره، فرایند مذاکره در معرض ارزیابی و تغییر است. حتی پیش از هر کنش و واکنشی ، دو طرف، جداگانه به بر آورد نیازها، علاقه ها و هدف ها می‌پردازند تا موقعیت خود و طرف مقابل را بسنجند. معمولا طی تعاملاتی که در مذاکره پیش می‌آید، این ارزیابی ها و بر آوردها در معرض تغییر و تحول اند. اطلاعات جدیدی که می رسند، باید ارزیابی و طبقه بندی شوند این پویایی و ماهیت تغییر پذیر گفت‌وگو است که سبب پیچیدگی و دشواری می شود. توجه به مذاکره و دیدن آن به صورت فرایندی پویا از تبادل کنترل شده اطلاعات، بر تأثیرهای مثبت مذاکره‌کننده می افزاید و مخاطره‌های ناشی از نقص و خلل در گرد آوری ، پنهان سازی، افشا یا توجه کامل به اطلاعات را به حداقل می‌رساند.

تعریف مذاکره

برای مذاکره در کتاب ها ومقالات تعریف های مختلفی ذکر شده است .به طور کلی می توان گفت که به دلیل تنوع در ارتباطات میان افراد تعریف های متعددی برای مذاکره ارائه شده است .در این جا به بیان تعدادی ازتعاریف مذاکره می پردازیم:

1 – مذاکره نوعی ابزار ارتباطی بین دو طرف است که به منظور نیل به توافق در باره منافع مشترک و در عین حال متضاد به کار گرفته می شود.

2 - مذاکره نوعی ابزار ارتباطی بین دو طرف برای نیل به توافق پیرامون نیازها و نظرات متفاوت است.

3 – مذاکره یک ابزار اساسی است تا شما آنچه را که می خواهیداز دیگران به دست اورید.

4 – مذاکره فرایند دست یابی به تصمیم مشترک از طریق مفاهمه است.

راهبردهای اساسی درمذاکره:

راهبردهای مذاکره را به سه دسته کلی می توان تقسیم کرد:

اول: برد – برد؛

دوم برد – باخت

سوم : باخت -  باخت.

در استراتژی اول ،فرایند مذاکره به نحوی طی می شود که هر دو طرف از نتایج آن منتفع شوند و خود را برنده مذاکره تلقی نمایند.در استراتژی دوم ،یکی از طرفین فرایند مذاکره از فرایند مذاکره بهره مند می شود اما طرف مقابل احساس خسران و زیان می کند .در استراتژی سوم ،هیچ یک از طرفین از انجام مذاکره نفعی نمی برد و در واقع هردوطرف احساس باخت می کنند.

بهترین استراتژی مذاکره، استراتژی برد – برد است که البته خیلی هم آسان نیست فرایند مذاکره را به نحوی اداره نمود که طرفین برنده باشند ،به ویژه وقتی که وضعیت بحرانی شود و حساسیت نسبت به موضوع افزایش یابد وطرفین به جای برخورد عقلایی ومنطقی با موضوع به نحو احساسی برخورد کنند.در این استراتژی طرفین به نیازهای یکدیگر توجه دارند ودر کلیه مراحل مذاکره به این نکته عنایت دارند که این توافق چه نفعی برای طرف مقابل در پی خواهد داشت .البته ممکن است این سوال مطرح شود که اگر ما در مذاکره برنده باشیم استراتژی برد – باخت ،خیلی هم چیز بدی نیست و تا وقتی که منافع ما تامین باشد بردن یا باختن طرف مقال چندان اهمیتی برای ما نخواهد داشت.در پاسخ به این پرسش می توان گفت که بازنده ،بیکار نخواهد نشست و در فکر تلافی وجبران خسارت خود خواهد بود و این تلافی ها ممکن است برد موقت ما را به باخت دائم مبدل  سازد. به عنوان مثال می توان به اعتصاب کارکنان کنترل ترافیک هوایی اشاره کرد که در زمان ریاست جمهوری رونالد ریگان در آمریکا اتفاق افتاد .برخورد ریگان با اعتصاب کنندگان به گونه ای بود که منجر به شکست اعتصاب گردید و نتیجه به نفع ریگان اعلام شد اما این برد اولیه در نهایت به باخت تبدیل شد.در پی اعتصاب این افراد،کارگران زیادی شغلشان را از دست دادند و اتحادیه ای که در ان عضویت داشتند ،منحل شد و مردم از دریافت خدمات به موقع محروم شدند و بدیهی است که در این میان نمی توان ریگان را یک برنده به حساب آورد.

مراحل مذاکره

1 – ایجاد رابطه

نخستین قدم در مذاکره ،رابطه سازی بین طرفین مذاکره است.در فرهنگ های مختلف برای این مرحله از مذاکره امتیازهای متفاوتی در نظر گرفته می شود.مثلا ژاپنی ها برای برقراری رابطه اولیه نسبت به آمریکایی ها اهمیت زیادی قائل هستند.

2 – تبادل اطلاعات

کسب اطلاعات در مورد مذاکره به ما کمک می کند با قدرت بیشتری به فرایند مذاکره وارد شویم.هر قدر قبل از نشستن بر سر میز مذاکره ،اطلاعات ببیشتری درباره سازمان و نحوه مدیریت طرف مذاکره، انگیزه طرف مذاکره ،میزان قدرت فرد مذاکره کننده در مورد سازمان متبوعش،تغییرات اخیر در سازمان وی وتحوات احتمالی آتی قابل پیش بینی ،معیارهای اقتصادی وسایر معیارهای مرتبط با ماهیت موضوع مذاکره به دست آوریم،سهم ما درسایر موارد مذاکره بیشترمی شود.فقدان اطلاعات در مذاکره سبب ضعف ما خواهد شدو گاهی نیز به از دست رفتن منافع حیاتی ما منجر می شود.به طور کلی منظور از تبادل اطلاعات عبارت است از بیان وضعیت و نیازهای یک طرف و درک وضعیت ونیازهای طرف مقابل.

3 – ترغیب

ترغیب عبارت است از اعمال نفوذ بر فرد یا گروه به منظور انجام دادن یک کار خاص .در ترغیب طرفین سعی می کنند نظرات خود به طرف مقابل ،بقبولانند و در او نفوذ کنند.

4 – توافق

مرحله نهایی مذاکره توافق واحتمالا عقد قرارداد است .موفقیت در این مرحله به معنای پایان موفقیت آمیز مذاکره است.

فرایند مذاکره

مذاکره از پنج مرحله تشکیل شده است:

1. تدارک و برنامه ریزی: پیش از شروع مذاکره باید این نکته ها را روشن کرد: ماهیت تعارض و اختلاف چیست؟ چه عواملی موجب بروز این اختلاف شده است؟ چه کسانی درگیرند و چه پنداشت یا برداشتی از مسئله مورد اختلاف دارند؟مقصود شما از مذاکره چیست؟چه هدفهایی دارید؟ برای تدوین استراتژی مورد نظر از اطلاعات جمع آوری شده استفاده کنید .همانند استاد شطرنج باید بدانید که در برابر هر حرکت طرف مقابل، چه حرکتی را باید انجام دهید.

2. تنظیم تاکتیک مذاکره: پس از ارائه استراتژی (تدارک و برنامه ریزی) این آمادگی را دارید که برای خود و طرف مقابل ضوابطی را تعیین کنید.آن مقررات از این قرار است:چه کسی یا کسانی مذاکره انجام خواهند داد؟در کجا باید این مذاکره‌ها انجام شود؟محدودیت زمان چقدر است؟کدام مسئله (یا مسائل)دامنه مذاکره‌ها را محدود می‌سازند؟اگر به بن بست رسیدید، چه باید بکنید؟در این مرحله،طرفهای مذاکره پیشنهادهای نخستین را ارائه خواهند داد.

3.توضیح و توجیه: پس از اعلام موضع اولیه،شما و طرف مذاکره باید تقاضای اصلی را توضیح داده، آن را توجیه کنید.در این مرحله اامی به برخورد و رویارویی نیست،زیرا در این مرحله طرفهای مذاکره به فرصتی دست می یابند تا با خواسته های طرف دیگر بیشتر آشنا شوند ودر یابند که تقاضای آنها تا چه اندازه اهمیت دارد.در این مرحله باید اسناد و مدارکی مبنی بر حقانیت درخواست و تقاضا ارائه کرد.

4.چانه زدن و حل مسئله: ماهیت مذاکره بر داد و ستد قرار دارد.تردیدی نیست که طرف های درگیرباید کوتاه بیایند تا زمینه توافق فراهم شود.

5.تنظیم توافقنامه و اجرا: تنظیم توافقنامه، آخرین مرحله ای است که در فرایند مذاکره به اجرا در می آید.در این موافقتنامه باید راهها و شیوه های اجرایی و جزئیات که مورد توافق طرفین قرار گرفته، مشخص می شود.

ادامه دارد

واكاوی تاریخی- نظری صنف ومروری بر كاركردهای نظام صنفی كارهای كشاورزی / بخش دوم

کتاب مالک و زارع در ایران

کشاورزی دانش بنیان به زبان ساده